Unterlagen sicher empfangen
Ein verschlüsselter Uploadbereich auf Ihrer eigenen Website, statt Gehaltsnachweisen im E-Mail-Anhang.
In der Baufinanzierung gehen täglich Gehaltsnachweise, Kontoauszüge und Ausweiskopien hin und her. Der übliche Weg ist die E-Mail mit Anhang. Sie ist bequem und auf dem Transportweg oft unverschlüsselt, sie landet in zwei Postfächern, in zwei Backups und bleibt dort jahrelang liegen. Die Safebox ist der Ersatz dafür.
Wie es für Ihren Kunden aussieht
Sie legen für jeden Vorgang einen Zugangscode an und geben ihn weiter, am besten telefonisch und damit auf einem anderen Weg als den Link. Ihr Kunde öffnet die Seite, gibt den Code ein, wählt seine Dateien und sendet sie. Kein Konto, keine App, keine Registrierung. Am Handy kann er die Seite auf den Startbildschirm legen und später weitere Unterlagen nachreichen.
Wie die Verschlüsselung arbeitet
Jede Datei wird im Browser Ihres Kunden mit einem eigenen Schlüssel verschlüsselt, bevor sie den Rechner verlässt (AES-256-GCM). Dieser Dateischlüssel wird anschließend mit Ihrem öffentlichen Schlüssel gesichert (RSA-OAEP). Auf dem Server liegt damit nur Chiffrat, und zwar einschließlich des Dateinamens. Der zugehörige private Schlüssel liegt ausschließlich bei Ihnen, als Datei, die Sie einmalig erhalten. Er wird nie auf den Server geladen und nie übertragen.
Das hat eine Konsequenz, die wir offen sagen: Geht diese Datei verloren, sind die Unterlagen unwiederbringlich verschlüsselt, auch für uns. Genau deshalb kann sie aber auch niemand sonst öffnen.
Was sonst noch eingebaut ist
- Zugangscodes liegen nur als Hash vor, so wie Passwörter.
- Nach zwölf Fehlversuchen sperrt das System den Besucher für eine Stunde.
- Die Benachrichtigung über einen neuen Eingang enthält weder Inhalte noch Dateinamen.
- Die Datenablage ist doppelt gegen direkten Zugriff gesperrt.
- Für Besucher der Uploadseite werden keine Cookies gesetzt.
- Nach Ablauf der eingestellten Frist, voreingestellt 30 Tage, löscht das System automatisch.
Was Sie im Gespräch damit zeigen können
Die Safebox ist nicht nur ein technisches Detail, sondern ein Argument. Ein Kunde, der seine Einkommensunterlagen gerade zum ersten Mal digital herausgibt, achtet darauf, wie Sie damit umgehen. Ein Link mit Zugangscode wirkt anders als die Bitte, doch kurz alles per Mail zu schicken.
Wer kann die hochgeladenen Unterlagen öffnen?
Nur Sie. Die Dateien werden bereits im Browser Ihres Kunden verschlüsselt und erst danach übertragen. Auf dem Server liegt unlesbares Chiffrat, auch der Dateiname ist verschlüsselt. Geöffnet werden kann es allein mit Ihrer Schlüsseldatei, die zu keinem Zeitpunkt auf dem Server liegt. Weder wir noch Ihr Hoster können die Inhalte einsehen.
Was passiert, wenn ich die Schlüsseldatei verliere?
Dann sind bereits übermittelte Unterlagen dauerhaft unlesbar, auch für uns. Das ist kein Fehler, sondern die zwingende Folge echter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Bewahren Sie die Datei deshalb an zwei getrennten, gesicherten Orten auf, etwa im Passwortmanager und zusätzlich auf einem verschlüsselten Datenträger.
Braucht mein Kunde ein Konto oder eine App?
Nein. Er bekommt einen Link und einen Zugangscode, den Sie ihm auf einem anderen Weg mitteilen, zum Beispiel telefonisch. Er öffnet den Link im Browser, wählt seine Dateien und sendet sie. Mehr ist nicht nötig.
Wie lange liegen die Unterlagen auf dem Server?
Voreingestellt sind 30 Tage, danach löscht das System den Eingang automatisch. Die Frist lässt sich einstellen. Sobald Sie die Dateien heruntergeladen und gesichert haben, können Sie den Eingang auch sofort löschen; das System fragt nach jedem Download danach.
Wo liegen die Daten?
Auf Ihrem eigenen Hosting, das wir ohnehin für Sie betreuen. Die Unterlagen Ihrer Kunden erreichen uns nicht. Für den Betrieb schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Was kostet die Safebox?
299 € netto im Jahr, im Voraus, ohne Einrichtungsgebühr und mit Betreuung. Im Paket Premium ist sie enthalten. Wenn Sie unser CRM nutzen, brauchen Sie die Safebox nicht, dort ist ein Kunden-Upload-Portal bereits eingebaut.