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CRM für Makler und Finanzberater: worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

5. August 2026Uwe Zapf10 Minuten Lesezeit

Ein CRM ist schnell gekauft und langsam wieder losgeworden. Wer in einem Betrieb mit einer Handvoll Mitarbeitern das falsche System wählt, zahlt nicht nur Lizenzgebühren, sondern verliert Wochen an Einrichtung, Schulung und Nacharbeit. Diese sieben Fragen klären vorher, was sonst hinterher weh tut.

Warum Excel irgendwann kippt

Am Anfang genügt eine Tabelle. Zwanzig Kontakte, ein paar Notizen, der Rest steckt im Kopf und im Postfach. Das funktioniert erstaunlich lange. Es kippt an drei typischen Punkten: wenn eine zweite Person mitarbeitet und beide dieselbe Datei ändern wollen, wenn ein Vorgang liegen bleibt, weil niemand die Wiedervorlage gesehen hat, und wenn Sie am Monatsende nicht sagen können, wie viel Umsatz realistisch in der Pipeline steckt.

Ab diesem Punkt ist ein CRM kein Luxus, sondern eine Arbeitserleichterung. Die eigentliche Frage ist nicht ob, sondern welches. Und da beginnen die Unterschiede.

Frage 1: Was kostet der fünfte Nutzer?

Die meisten bekannten Systeme rechnen pro Nutzer und Monat. Das klingt bei einer Person harmlos und wird bei fünf Personen zur dauerhaften Belastung. Rechnen Sie nicht den Einstiegspreis, sondern den Preis für Ihre voraussichtliche Teamgröße in drei Jahren, inklusive der Preiserhöhungen, die in den Bedingungen meist ausdrücklich vorbehalten sind.

Fragen Sie zusätzlich, ob Aushilfen, Assistenzkräfte oder ein Steuerberater eigene Zugänge brauchen. Wenn jeder Blick ins System Geld kostet, arbeiten am Ende doch wieder alle über eine gemeinsame Anmeldung, und die Nachvollziehbarkeit ist dahin.

Frage 2: Wo liegen die Daten wirklich?

Sie verarbeiten Gehaltsnachweise, Ausweiskopien, Kontoauszüge und Angaben zur Bonität. Das sind besonders sensible Unterlagen. Drei Punkte gehören deshalb schriftlich geklärt:

• Serverstandort. Nicht nur der Sitz des Anbieters zählt, sondern der tatsächliche Ort der Speicherung und ob Unterauftragnehmer außerhalb der EU beteiligt sind.
• Auftragsverarbeitungsvertrag. Ein AVV nach Art. 28 DSGVO ist Pflicht, wenn ein Dienstleister Daten für Sie verarbeitet. Er sollte ohne Aufpreis und ohne Nachfrage kommen.
• Texterkennung und Auswertung. Wenn das System hochgeladene Dokumente liest, um sie zu benennen oder auszuwerten: Passiert das auf Ihrem Server oder wandert die Datei dafür zu einem Cloud-Dienst? Bei Gehaltsnachweisen ist das ein erheblicher Unterschied.

Wer auf diese Fragen ausweichend antwortet, hat sie selbst nicht geklärt. Das ist eine brauchbare Information.

Frage 3: Was ist im Preis nicht enthalten?

Der Listenpreis deckt selten alles ab. Häufige Nachschläge sind der Datenimport aus dem Altsystem, die Anbindung des Postfachs, ein Kalenderabgleich, das eigene Logo, zusätzliche Felder und die Einweisung. Lassen Sie sich vor Vertragsschluss eine vollständige Aufstellung geben, inklusive der Positionen, die nach Aufwand abgerechnet werden, und des Stundensatzes.

Achten Sie besonders auf Funktionsstufen. Manche Systeme wirken günstig, weil die Funktion, die Sie eigentlich brauchen, erst in der übernächsten Tarifstufe enthalten ist.

Frage 4: Kennt das System Ihr Geschäft?

Ein allgemeines CRM kennt Kontakte, Aufgaben und einen Verkaufstrichter. Das reicht für den Vertrieb von Software. Eine Baufinanzierung ist etwas anderes. Dort hängen an einem Vorgang mehrere Personen mit unterschiedlichen Rollen, es gibt eine Unterlagenliste, einen Notartermin, einen Tippgeber und einen Finanzierungsvorschlag, der ausgewertet werden will.

Prüfen Sie deshalb konkret an Ihrem Alltag, nicht an der Verkaufspräsentation:

• Lassen sich mehrere Personen mit Rollen an einen Vorgang hängen, also Mitantragsteller, Ehe- oder Lebenspartner, Bürge, Verkäufer, Notar?
• Gibt es eine Unterlagen-Checkliste, aus der heraus Sie fehlende Dokumente anfordern können?
• Kann der Kunde Unterlagen selbst hochladen, ohne dass Sie ihm ein Postfach einrichten?
• Werden Statusinformationen an Kooperationspartner automatisch versendet, und lässt sich das je Vorgang abschalten?
• Gibt es eine Anbindung an die Plattformen, mit denen Sie ohnehin arbeiten?
• Was passiert mit einem verlorenen Vorgang? Verfälscht er weiter Ihre Zahlen oder verschwindet er sauber aus der Auswertung, ohne gelöscht zu werden?

Frage 5: Wie kommen Sie wieder heraus?

Die unangenehmste Frage stellt man am besten vor der Unterschrift. Verlangen Sie eine klare Auskunft dazu, in welchem Format Sie Ihre Daten jederzeit exportieren können und ob dazu auch Dateianhänge, E-Mail-Verläufe und Notizen gehören oder nur die Stammdaten. Ein Export, der nur Namen und Adressen liefert, ist kein Export.

Klären Sie ebenso die Mindestlaufzeit und die Kündigungsfrist. Zwölf Monate sind branchenüblich, alles darüber sollte gute Gründe haben.

Frage 6: Wer hilft, wenn etwas klemmt?

Bei einem Zehn-Personen-Betrieb ist Support kein Nebenthema. Ein Ticketsystem mit Antwortzeit von 48 Stunden ist etwas anderes als eine Person mit Namen und Telefonnummer. Fragen Sie, wer antwortet, in welcher Zeit, und ob Änderungswünsche überhaupt möglich sind oder ob Sie das nehmen müssen, was für alle gebaut wurde.

Frage 7: Wie lange dauert die Einweisung?

Ein gutes Zeichen ist eine kurze Antwort. Wenn ein System für einen kleinen Betrieb mehrere Schulungstage braucht, ist es entweder zu groß für Sie oder unübersichtlich gebaut. Systeme, die bewusst weglassen, was Sie nicht brauchen, sind in der Regel in einer knappen Stunde erklärt.

Damit verbunden ist eine zweite Frage: Was passiert, wenn Ihnen im laufenden Betrieb eine Funktion fehlt? Große Anbieter verweisen auf die Produktentwicklung. Kleine Anbieter können oft gezielt ergänzen, was in Ihrem Betrieb tatsächlich gebraucht wird.

Was das für Ihre Entscheidung heißt

Es gibt kein bestes CRM, es gibt nur ein passendes. Für einen Betrieb mit fünfzig Mitarbeitern und eigener IT-Abteilung ist ein großes internationales System sinnvoll. Für ein Büro mit einer bis fünf Personen zählen andere Dinge: kalkulierbare Kosten unabhängig von der Nutzerzahl, Daten an einem Ort, den Sie benennen können, Funktionen, die den Ablauf einer Finanzierung kennen, und ein Ansprechpartner, der zurückruft.

Prüfen Sie einen Anbieter am besten an einem echten Vorgang aus Ihrem Alltag. Nehmen Sie eine laufende Finanzierung mit zwei Antragstellern, einer unvollständigen Unterlagenliste und einem Makler als Tippgeber. Wenn ein System diesen Fall sauber abbildet, bildet es auch den Rest ab.

Dieser Beitrag gibt unsere Erfahrung aus der Praxis wieder und richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Er ersetzt keine Rechtsberatung. Datenschutzrechtliche Fragen zu Ihrer konkreten Verarbeitung klären Sie bitte mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Anwalt.